כדי לבחור מיקום לבדיקה עבור כספומט בקמפוס, התחילו במקום ובשעה שבהם אנשים ביקשו למשוך מזומן. אחר כך עקבו אחר הדרך שכל קבוצה יכולה לעבור בפועל עד לעמדה: סטודנטים, עובדים ומבקרים עשויים להיכנס דרך שערים שונים. השוו לפחות שתי חלופות, ובדקו גם את ההבדל בין יום לימודים, שעות הערב והפגרה. העבירו את הממצאים לבדיקת התאמת המקום והתשתיות.
רשמו שאלות שנשאלו בפועל במוקד מידע, בקבלה או אצל גורם שירות רלוונטי. מספיק לציין את האזור, טווח השעות והקבוצה ששאלה, אם היא ידועה. אל תאספו שמות, מספרי סטודנט או פרטי כרטיס.
אם השאלות הגיעו ביום פתוח, ציינו זאת. שאלות ממבקרים באירוע אינן מלמדות לבדן על צורך בימי לימודים רגילים. באותו אופן, מספר הסטודנטים הרשומים אינו תחזית לכמות המשיכות.
לכל חלופה רשמו מאיזה שער מגיעים, אם צריך לעבור דרך בניין נוסף ומי רשאי להיכנס. שער ראשי פתוח לא מבטיח שהדלת הפנימית פתוחה. אם המבנה דורש כרטיס עובד או אישור כניסה, רשמו במפורש למי החלופה נגישה.
השוו את אותו מסלול בשעות שבהן נצפה הצורך. ליד מעונות, למשל, בדקו את הדרך הרלוונטית לדיירים בערב; במרכז שירות בדקו מה קורה אחרי סגירת הקבלה. את התאמת המסלול והעמדה מבחינת נגישות יש לבדוק עם הגורמים המתאימים בקמפוס.
מלאו לכל חלופה את אותם שדות: שם האזור ___; קבוצה ושעה שבהן נצפה צורך ___; שער ודלת שצריך לעבור ___; מי יכול להיכנס באותה שעה ___; מה משתנה בערב או בפגרה ___; מי יכול לאמת את המידע ___; מה טרם נבדק ___ .
השוו קודם את חלונות הגישה לקבוצה ששאלה. אם שתי החלופות משרתות אותה, העבירו את שתיהן לבדיקת המקום והתשתיות. אם אין מידע על שעות הערב או הפגרה, השאירו את השדה פתוח ובקשו אימות לפני המלצה על חלופה.
בדוגמה היפותטית, מרכז השירות נמצא על מסלול נוח בין הכיתות, אבל הכניסה אליו נסגרת לפני שעות הערב. מבואה ליד מעונות זמינה לדיירים מאוחר יותר, אך הכניסה אליה דורשת אישור שאינו ניתן לכל מבקר.
אם רוב השאלות שנרשמו הגיעו ממבקרים בצהריים, כדאי לבדוק קודם את מרכז השירות. אם השאלות הגיעו בעיקר מדיירים בערב, המבואה עשויה להצדיק בדיקה ראשונה. בשני המצבים ההחלטה תלויה גם בבדיקת התאמה מקצועית; זו דוגמה לשיטת השוואה.
רכזו בשיחה אחת את מי שיודע לאמת את שעות הפתיחה ואת כללי הכניסה, ואת מי שמכיר את התשתיות. לפי תיאור השירות של Smart ATM, בדיקת ההתאמה כוללת את המקום והתשתיות, ונדרשת גישה לצוותי שירות ובלדרות. אפשר לתאם מול המפעיל אילו פרטים כלליים נחוצים לשלב הראשון.
נוסח לפתיחת השיחה: ״בדקנו שתי חלופות. אחת פתוחה לקהל בשעות הלימודים, והשנייה נגישה לקבוצה מצומצמת גם בערב. תיעדנו את השעות שבהן שאלו על משיכה. מה דרוש כדי לבדוק את שתי החלופות?״
פנייה ראשונית קצרה, ללא התחייבות בשלב הזה.
