מפרידים בין שעות פעילות המכשיר לבין שעות הגישה הפיזית אליו. לפני הצבה מסכמים מתי לקוחות יכולים להגיע לעמדה, מי מטעם העסק מתאם גישה לצוותי השירות ומה עושים כששעות המקום משתנות. עמדה בתוך חנות סגורה אינה נגישה לציבור רק משום שהמכשיר עצמו פועל. את ההסדר למיקום המסוים מאמתים עם הנהלת המקום והמפעיל.
בעל עסק עשוי לחשוב על פעילות הכספומט במונחים של הפעלה ותחזוקה. הלקוח מתחיל במקום אחר: האם הכניסה פתוחה, האם הדרך לעמדה זמינה והאם אפשר להשתמש בה בשעה שאליה הגיע. כדאי לתאר את המסלול בפועל, ולא להסתפק בשעת הפתיחה הרשומה של העסק.
בדקו אם הגישה תלויה בדלת החנות, בכניסה למתחם או באזור שנפתח בשעות אחרות. אין להסיק ממיקום העמדה שהיא זמינה בכל שעות היממה. כאשר מספקים מידע על שעות הגישה, מתאמים אותו עם הגורם שאחראי למקום ועם המפעיל.
לשיחת ההתאמה הכינו תיאור של המיקום המוצע ושאלות על הגישה. מידע שעדיין לא נבדק נשאר שאלה פתוחה; אין צורך לקבוע מראש מפרט התקנה או לבצע עבודת תשתית.
דוגמה להמחשה בלבד, שאינה מתארת מיקום של Smart ATM: חנות במתחם מסחרי פועלת גם בשעות הערב, אבל העמדה המוצעת נמצאת בלובי שהנהלת המתחם סוגרת מוקדם יותר. שעות החנות אינן מתארות במקרה הזה את שעות הגישה לעמדה.
לפני שמתקדמים, מבררים עם הנהלת המתחם את הסדר הגישה ומעבירים את המידע לבדיקה עם המפעיל. ייתכן שצריך לבחון מיקום אחר או להגדיר שעות גישה שונות. הדוגמה אינה קובעת מה מתאים למקום מסוים; היא מראה איזו תלות כדאי לזהות מראש.
מודל העבודה המפורסם של קרן התמר · Smart ATM כולל תפעול, ניטור, טעינת מזומנים ותחזוקה, ובית העסק נדרש לאפשר גישה לצוותי השירות והבלדרות. תיאום הגישה הוא חלק מחלוקת האחריות למקום, ולא הנחה שהצוות יוכל להיכנס בכל שעה.
סכמו מי איש הקשר ומהו ערוץ התיאום הרשמי. שינוי בדלת, בהנהלת המתחם או באיש הקשר צריך להגיע לגורם המתאים בחברה. את פרטי הגישה לצוותים מתאמים ישירות בערוץ החברה; הם אינם אותו מידע כללי שמוסרים ללקוח המבקש לדעת מתי אפשר להגיע לעמדה.
מעבר לשעות קיץ, שינוי בימי פתיחה או עבודות באזור הכניסה הם סיבה לחזור להסדר הגישה. רשמו מה השתנה, ממתי הוא חל ומי אישר את המידע. בדקו אם נדרש לעדכן מידע ציבורי על שעות הגישה או לתאם מחדש עם צוותי השירות.
אם לקוח מדווח שאינו יכול להגיע לעמדה בשעות שנמסרו לו, בררו קודם מהו המכשול בפועל ומי אחראי לטיפול בו. שינוי בגישה אינו בהכרח תקלה במכשיר. פנייה מסודרת עם שם המקום ותיאור הבעיה תעזור להעביר אותה לגורם המתאים, בלי להסיק מראש מה סיבת התקלה או מתי תיפתר.
פנייה ראשונית קצרה, ללא התחייבות בשלב הזה.
