לפני הצבת כספומט בבניין משרדים מבררים מי יוכל להגיע לעמדה ובאילו שעות, מי מרכז את התיאום מטעם הבניין, ומה ידוע על המקום והתשתיות. לובי שמשמש עובדים אינו בהכרח פתוח לאורחים או לציבור, וגם שעות פעילות המשרדים אינן מעידות על שעות הגישה לעמדה. מכינים תיאור נפרד של המצב הקיים ושל הגישה המבוקשת ומעבירים לבדיקת התאמה. Smart ATM בודקת את המקום והתשתיות ומתכננת את ההתקנה בהתאם; פנייה ראשונית אינה אישור להצבה.
מגדירים למי העמדה מיועדת לפני שבוחרים פינה בלובי
התחילו מהשימוש שאתם מבקשים לאפשר: לעובדי הבניין, לאורחים שמגיעים לפגישות, או גם לאנשים שאינם נכנסים למשרדים. אלה קבוצות עם מסלולי גישה שונים. עובד יכול להגיע דרך כניסה שמיועדת לעובדים, בעוד אורח עובר דרך הקבלה; אין להסיק ששניהם יגיעו לאותה נקודה באותה דרך.
תארו מה קורה כיום. האם אפשר להגיע למקום המוצע לפני הקבלה, או רק אחריה? האם הכניסה מותנית בקבלת אורח? אין צורך לכלול קודים או פרטי אבטחה: די בתיאור כללי של מגבלת הגישה. אם מבקשים לשנות את הסדרי הכניסה לצורך ההצבה, רשמו זאת כבקשה שעדיין דורשת בירור.
גישה למזומן היא מטרת השירות; מספר העובדים, בפני עצמו, אינו תחזית למספר המשיכות. אם יש נתון מדוד ורלוונטי על תנועת אנשים, ציינו את מקורו ואת התקופה. אם אין נתון כזה, כתבו שאין מדידה במקום להמיר מספר משרדים לביקוש משוער.
מפרידים בין שעות המשרדים לשעות הגישה ללובי
רשמו בנפרד את שעות פתיחת הכניסה הרלוונטית, שעות הקבלה ושעות שבהן אזור העמדה נגיש לקהל המיועד. בדקו גם מצב רגיל בערב ובסוף השבוע. משרד מסוים עשוי לפעול מאוחר בלי שהבניין כולו פתוח לאורחים באותו זמן.
אם השימוש המבוקש תלוי בנוכחות עובד קבלה או בפתיחת דלת מסוימת, ציינו את התלות. אל תתארו עמדה כזמינה מסביב לשעון רק משום שהמכשיר מיועד להישאר מחובר. אפשר לפרסם שעות גישה ללקוחות רק לאחר שהמיקום וההסדר בפועל ברורים.
- עובדים: מאיזו כניסה מגיעים למקום המוצע ובאילו שעות?
- אורחים: האם ניתן להגיע לעמדה כחלק מהכניסה הרגילה לבניין?
- ערב וסוף שבוע: מה משתנה לעומת שעות הקבלה?
- שירות: מי יתאם גישה לצוותים מול המפעיל בערוץ המקובל?
מכינים את התיאום בין הנהלת הבניין לשוכר
כששוכר מעלה את הרעיון, רצוי להבהיר אם המקום המוצע נמצא בתוך המשרד שלו או בלובי משותף, ומי מרכז את בירור השימוש בשטח. כשמנהלת הבניין פונה, כדאי לציין אם נדרש תיאום עם גורם נוסף. המטרה היא לזהות את אנשי הקשר ואת השאלות הפתוחות, ולא לקבוע במדריך מי מוסמך משפטית לאשר כל פעולה.
בחרו גורם מרכז אחד לבירור והפרידו בין איש קשר לנושא השטח, איש קשר לתשתיות ואיש קשר לתפעול השוטף. אפשר שאותו אדם ימלא כמה תפקידים, אך כדאי שהסיכום יציין מי מטפל בכל שאלה. הפניית המפעיל בין כמה גורמים בלי גורם מרכז משאירה הנחות סותרות לגבי המקום.
בדיקת התאמה, אישור שימוש בשטח ותנאי התקשרות הם נושאים שצריך לברר במפורש. התעניינות של אחד השוכרים אינה מספיקה כדי לתאר עמדה בלובי כמאושרת, והצגת חלופה אפשרית אינה התחייבות להתקנה או למועד.
בוחנים את סביבת העמדה בלי להניח שהתשתיות מתאימות
תארו את מסלול ההגעה למקום המוצע ואת הפעילות שסביבו: המתנה למעליות, תור לקבלה או אזור ישיבה. עברו במקום גם בזמן שבו הלובי פעיל יותר ותעדו תצפית נקודתית. נקודה פנויה בשעה שקטה עשויה לשמש למטרה אחרת כשמגיעים אורחים רבים.
רשמו מה ידוע על חשמל ותקשורת ומה נשאר לבדיקה. שקע סמוך אינו אישור שהמקום מתאים לפתרון שיוצע. בקשו לברר את סוג ההתקנה, החיבורים וההכנות הנדרשות לפני הזמנת עבודות. תכנון המעברים והנגישות צריך להיבדק ביחס למקום בפועל ולגורמים המתאימים; הרשימה כאן אינה אישור תכנוני.
גישה לשימוש וגישה לצורכי תחזוקה ובלדרות הן שאלות נפרדות. אפשר לציין שיש צורך בתיאום עם הנהלת הבניין בלי לפרט במסמך שמופץ לשוכרים סידורי כניסה או טיפול במזומנים.
דף הכנה ודוגמה לבניין עם כמה שוכרים
אפשר להעתיק ולמלא: שם הבניין וכתובת: ______. מקום מוצע ביחס לקבלה ולמעליות: ______. קהל מיועד: ______. גישה קיימת לכל קהל ושעותיה: ______. שינוי מבוקש שטרם אושר: ______. גורם מרכז לבירור מטעם הבניין: ______. שאלות בנושא השטח: ______. מידע ידוע על תשתיות ושאלות למפעיל: ______. נתוני תנועה ומקורם, או ״לא נמדד״: ______.
דוגמה תכנונית בלבד: כמה שוכרים מבקשים לבדוק הצבה בלובי. עובדים נכנסים גם בערב, ואורחים מגיעים דרך הקבלה בשעות היום. המקום המוצע נמצא אחרי הקבלה. הסיכום לבירור אינו ״כספומט פתוח לכל הציבור״, אלא ״בקשה לעמדה לעובדים ולאורחים, עם מגבלת גישה שיש לבחון לפי המיקום המוצע״.
הגורם המרכז מעביר לבדיקה את השעות הקיימות ושואל אם אפשר להתקדם במיקום הזה או שצריך לבחון חלופה. הדוגמה אינה מתארת לקוח של החברה, תוצאת בדיקה או הסדר כניסה מומלץ. דף ההכנה הוא עזר מקורי לארגון השיחה, ולא טופס רשמי או תנאי לקבלת שירות.
מסיימים את הבירור עם שאלות מוגדרות להמשך
לפני שמתקדמים, בקשו לסכם מה נבדק ומה עדיין פתוח: התאמת המקום, הגישה לקהל המיועד, התשתיות, הגורמים לתיאום והתנאים הפרטניים. אם נדרשת בדיקה נוספת, ציינו מה צריך להעביר ומי מרכז אותה. אין צורך לקבוע ניקוד התאמה עצמאי או סף עובדים שרירותי.
לפי מודל העבודה המוצג באתר, Smart ATM עוסקת בבדיקת המקום והתשתיות, בתכנון ובהתקנה, ובהמשך בהפעלה, בניטור, בתחזוקה ובטעינת מזומנים באמצעות בלדרות מאובטחת. כדי לבדוק אפשרות לבניין מסוים אפשר לפנות דרך דרכי הקשר באתר עם דף ההכנה. זמינות הפתרון, סוג ההתקנה ותנאי ההתקשרות נבחנים למיקום עצמו.
